説明能力を高くするには【説明能力と仕事のできる人の関係】

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説明能力を高くするには【説明能力と仕事のできる人の関係】

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仕事をしていると、何かを説明するシーンが必ずでてきます。説明能力が低ければ、長い時間をかけて完成した仕事の成果すら伝えられず、低い評価につながることもあります。逆に、平均点のできであっても、説明能力が高いために、高評価につながるケースもあります。何とも不公平な感じもありますが、実社会ではそういったシーンを実によく目にします。できる人間になりたいのなら、説明能力を上げるのが、何よりも大切なのかもしれません。


必ずしもうまく話す必要はない


物事を説明するシーンでは、言葉と資料(紙や模型など)の2つで伝えることとなります。そして特に重要なのは、言葉の部分。もちろんここには、口調や態度など、会話全般を含みます。
説明能力を左右する会話ですが、必ずしもうまく話す必要はありません。極端に言えば、方言を使っても、話の順序が前後しても、緊張のあまり早口になっても、相手に伝わればいいと考えましょう。
うまく話さなければと思うと、そればかりに考えがいってしまい、結局は伝える力が弱まってしまいます。どうしても緊張してしまうのであれば、いっそその緊張を武器に変えるのもひとつの手です。緊張を隠すのではなく、そのまま表現することで、一生懸命さや誠意を伝えることにつながります。


声のトーンとテンポのよさを心がける


では説明能力を高めるポイントをいくつか紹介します。
まず、声のトーンは低めを心がけ、大きな声で話すようにします。小さい声は、自信のなさの表れです。また、大きな声で話しているつもりでも、語尾が小さくなってしまう人を見かけますが、これでは大きな声で話した意味がありません。語尾までしっかり言い切りましょう。
複数の人を前に説明する時は、全員に話すイメージを持つと、結局誰にも伝わらないことになりがちです。ターゲットを決め、ひとりの人に話しかけるイメージで説明します。何かのプレゼンテーションの場合、そのターゲットを採決者にすると効果的です。
また、ゆっくり話すことを重視する人もいますが、あまり意識しすぎると間延びしてしまう上、そこにばかり意識が集中してしまい逆効果です。多少早口でも、ちゃんと聞きとることができれば問題はなく、むしろテンポのよさは好印象につながります。早口になりすぎたなと思えば、間をとることで相手の理解も進みますので、テンポ重視で説明してください。
説明する相手は、説明を受けなければ、その内容を理解できない人ということです。したがって、ただダラダラと説明をするのではなく、実例をあげたり、質問をしたりして、相手の理解度を推し量りながら話すことも大切です。実に難しいスキルですが、説明能力を上げるには必須ですので、ぜひ心がけてください。


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